Wie funktioniert der Datenimport?

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Automatischer Datenimport

Seit dem Erscheinen der PRO-Version 3.0 stellen wir ein Datenimport-Programm zur Verfügung. Du findest es in Deinem Download-Bereich (dort, wo Du auch die PRO-Version heruntergeladen hast).

Bitte lade das Datenimport-Programm und die neue PRO-Version herunter. Es ist wichtig, dass sowohl die neue als auch die alte Programmversion entpackt wurden. Bitte speichere das Datenimport-Programm nicht in einen der Programmordner, sondern separat (z.B. auf den Desktop).

Achte darauf, dass auf beide Programmordner ein Schreibzugriff besteht. Das ist u.U. bei manchen Verzeichnissen nicht der Fall. Speichere im Zweifel alle Programmordner auf den Desktop.

Benenne die Excel-Datei im alten Rechnungsprogramm um, sodass altes und neues Programm nicht den gleichen Namen haben. Es kommt sonst zu einer Fehlermeldung.

Starte nun das Datenimport-Programm. Wenn Du von einer alten Version (älter als 3.0) oder von der BASIC-Version in die neue Version importieren möchtest, wähle den Reiter “Alt_zu_Neu_oder_BASIC_zu_PRO”. Wenn du von einer neuen Version wieder in eine neue Version importieren möchtest (z.B. von 3.0 auf 3.1), wähle den Reiter “Neu_zu_Neu”.

Klicke nun auf “Datenimport starten” und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm. Der Datenimport sollte nun erfolgreich gewesen sein. Wir empfehlen dennoch das alte Rechnungsprogramm zu archivieren, um im Zweifel weiterhin Zugang zu den alten Daten zu haben.

Bitte beachte, dass nicht alle Daten importiert werden können (z.B. die Optionen oder die hinterlegten Texte). Diese kannst du manuell kopieren.

Manueller Datenimport

Öffne beide Excel-Vorlagen (neue und alte Version).

Um die alten Rechnungen zu kopieren, wechsele in den Reiter Rechnungen. Hebe zunächst den Blattschutz auf und markiere sämtliche Zellen, die Rechnungsinformationen erhalten (Spalten A-L, ab Zeile 3).  Füge diese an die gleiche Stelle in der neuen Vorlage ein. Denke auch daran die erstellten .pdf Dateien in die neue Ordnerstruktur zu kopieren, um sie leichter wiederzufinden. Das gleiche gilt für die Angebote und Logos.

Um Deine Firmendaten zu übertragen kannst Du die einzelnen Positionen mittels Copy/Paste vom Übersichts-Reiter kopieren. Das Logo musst Du erneut auswählen und hinzufügen.

Um die alten Produkte zu kopieren, wechsele in den Reiter Produkte und markiere sämtliche Zellen, die Produktinformationen erhalten (Spalten A-G. ab Zeile 3).  Füge diese an die gleiche Stelle in der neuen Vorlage ein.

Um die alten Kunden zu kopieren, klicke mit der rechten Maustaste auf einen der Reiter in der unteren Menüleiste (z.B. Reiter Übersicht).  Wähle Einblenden… Kundendatenbank. Blende die Kundendatenbank auch in der neuen Vorlage ein. Markiere sämtliche Zellen, die Kundeninformationen erhalten (Spalten A-R. ab Zeile 2).  Füge diese an die gleiche Stelle in der neuen Vorlage ein. Klicke mit der rechten Maustaste auf den Reiter Kundendatenbank und wähle Ausblenden.

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