Texte

Auf Ihren Dokumenten stehen Ihnen zwei variable Textbausteine zur Verfügung: Der Text oben und der Text unten (selektierbar im Reiter „Dokument erstellen“). Auch wenn das Dokument an den Kunden versendet werden soll, haben Sie die Möglichkeit vorher definierte Texte zu verwenden. Jene Textbausteine bearbeiten Sie im Reiter „Texte“.

Im Zellbereich „B2:U7“ können Sie bis zu 20 frei veränderbare Texte erstellen. In der Zeile 2 geben Sie die Überschrift des Textes ein. Die Überschrift erscheint bei Texten für Dokumenten nicht, bei E-Mail-Texten ist die Überschrift zugleich die Betreffzeile. Ab Zeile 3 geben Sie den eigentlichen Text ein. Verwenden Sie den doppelten Slash „//“ um einen Zeilenumbruch zu erzwingen.

Im Zellbereich „C10:C17“ legen Sie fest, welcher „Text oben“ (siehe Reiter „Dokument erstellen“) standardmäßig bei der jeweiligen Dokumentart ausgewählt wird. Im Beispiel unten ist der Standardtext für Angebote „Angebotstext“. Der entsprechende Text, der bei „Angebotstext“ hinterlegt wurde, wird dann automatisch als „Text oben“ im Reiter „Dokument erstellen“ ausgewählt, wenn Sie ein Angebot erstellen möchten. Der Text für den Lieferschein wird separat in den Zellen „B20“ (in Deutsch) und „C20“ (in Englisch) festgelegt.

Im Zellbereich „F10:F17“ legen Sie fest, welcher E-Mail-Text bei welcher Dokumentart versendet wird. Bei E-Mailtexten gibt es zwei Besonderheiten. Zum einen wird der Textname gleichzeitig auch als Betreff verwendet. Zum anderen haben Sie bei E-Mailtexten die Möglichkeit dynamische Textbausteine zu verwenden, die das Programm durch den entsprechenden Text in der Datenbank austauscht. Es stehen die folgenden Textbausteine zur Verfügung:

• [Anrede]
• [Name]
• [Vorname]
• [Dokumentnr]

Textbausteine können sowohl im Betreff als auch im E-Mailtext eingesetzt werden. Bspw. könnten Sie im Betreff schreiben:

Ihre Rechnung Nr. [Dokumentnr]

Beim Erstellen der E-Mail wird das Programm dann den Textbaustein [Dokumentnr] durch die tatsächliche Rechnungsnr. austauschen.