Unternehmer müssen Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen 10 Jahre lang aufbewahren. Welche gesetzlichen Vorgaben Sie beachten sollten und wie Sie Ihre Rechnungen elektronisch archivieren, erfahren Sie in diesem Artikel.
Elektronische oder papiergebundene Archivierung
Das digitale Zeitalter macht auch vor dem Rechnungswesen nicht halt. Es ist heutzutage keine Seltenheit Rechnungen per E-Mail zu erhalten. Die Vorteile der Digitalisierung liegen auf der Hand. Die vollgestopften Regale voller Aktenordner können Sie sich sparen. Zudem lassen sich elektronische Dokumente viel schneller wiederfinden. Die Vorteile der elektronischen Aufbewahrung von Rechnungen hat auch der Gesetzgeber erkannt und entsprechende Regelungen deutlich vereinfacht. Dennoch gibt es einige Dinge zu beachten. Es kann deshalb gerade für Kleinunternehmer sinnvoll sein bei der klassischen Papierlösung zu bleiben. Denn die Einarbeitung in die notwendige Archivierungssoftware kostet Zeit und erfordert eine gewisse technische Affinität.
Die Archivierungsmethode ist nicht immer frei wählbar
In den am 14. November 2014 erschienen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regelt das Bundesministerium für Finanzen die Aufbewahrung elektronischer Dokumente.
Nicht immer können Sie selbst entscheiden wie Sie Ihre Rechnungen archivieren. Je nachdem ob es sich um eine Eingangs- oder eine Ausgangsrechnung handelt, müssen Sie unterschiedliche Dinge beachten.
1. Fall: Papiergebundene Eingangsrechnungen
Bei klassischen Rechnungen per Post oder bei der Quittung von der Tankstelle haben Sie die Wahl. Ob Sie die Rechnung im Original aufbewahren oder einscannen und das Original wegschmeißen, bleibt Ihnen überlassen. Achten Sie bei der Aufbewahrung im Original darauf, dass die Rechnung für 10 Jahre lesbar bleibt. Dies ist bei Quittungen auf Thermopapier nicht gegeben. Erstellen Sie in solchen Fällen immer eine Fotokopie der erhaltenen Rechnung.
Um sicherzugehen empfiehlt sich auch eine Kombination der Aufbewahrungsmethoden. Denn wenn die Originale bspw. durch einen Brand zerstört werden, kann ein Finanzbeamter Ihre Ausgaben im Falle einer Betriebsprüfung schätzen. Dies kann sich negativ auf Ihre Steuerlast auswirken und kostet Sie somit Geld.
2. Fall: Elektronische Eingangsrechnungen
Eine elektronische Rechnung liegt vor, wenn Sie auf elektronischem Wege erstellt und übermittelt wurde. Es kann sich also bspw. um eine Rechnung per Mail handeln oder auch um eine Rechnung, die Sie von einer Website heruntergeladen haben. In diesem Fall schreibt das BMF vor, dass es nicht zu einem Medienbruch kommen darf. D.h. die elektronische Rechnung muss zwingend elektronisch archiviert werden. Ein einfaches Ausdrucken und Ablegen der elektronischen Rechnung kommt nicht in Frage. Sollten Sie als Unternehmer also elektronische Eingangsrechnungen erhalten, müssen Sie sich mit der elektronischen Archivierung auseinandersetzen.
Übrigens: Das Senden elektronischer Rechnungen erfordert Ihr Einverständnis. Dieses geben Sie i.d.R. durch akzeptieren der entsprechenden AGBs ab. Haben Sie jedoch kein Einverständnis erteilt, können Sie gemäß §14 Abs.1 UStG auf eine klassische Papierrechnung bestehen.
3. Fall: Ausgangsrechnungen
Wenn Sie Ihre Rechnungen mit einem Fakturierungssytstem oder einer vergleichbaren Anwendung elektronisch erstellen, müssen diese auch elektronisch archiviert werden. Dies übernimmt die Software selbst für Sie. Sie können die Daten jedoch auch zusätzlich in ein externes DV-System auslagern.
Sollten Sie Ihre Rechnung zwar elektronisch erstellen, dabei aber lediglich eine Maske wie eine Excel Vorlage verwenden, gilt eine Ausnahmeregelung. Wenn Sie die Maske immer überschreiben und die Rechnung nicht auf Ihrem File-System (z.B. Windows) speichern, sondern direkt ausdrucken und in Papierform versenden, ist eine reine Aufbewahrung in Papierform zulässig. Hierfür erstellen Sie Ihre Rechnung bspw. mit Hilfe einer Word- oder Excel-Vorlage und drucken diese anschließend aus. Im nächsten Schritt kopieren Sie die erstellte Rechnung. Die Rechnung versenden Sie nun per Post an Ihren Kunden und die Kopie archivieren Sie in einem Aktenordner.
Sollten Sie Ihre Rechnungen elektronisch verschicken, müssen diese immer elektronisch archiviert werden. Ein Ausdruck auf Papier genügt in diesem Fall nicht.
So funktioniert die elektronische Rechnungsarchivierung
Die elektronische Rechnungsarchivierung bringt viele Vorteile mit sich. Zudem sind Sie unter Umständen sogar verpflichtet Ihre Rechnungen elektronisch aufzubewahren. Es lohnt sich also, sich näher mit dieser Aufbewahrungsmethode auseinanderzusetzen. Mit der einfachen Speicherung der Dokumente auf Ihrer Festplatte ist es nämlich nicht getan.
Bitkom veröffentlichte hierzu einen umfangreichen Leitfaden für die elektronische Archivierung und GoBD in Form von 10 Merksätzen. Die Merksätze lauten:
- Elektronische Archivierung ist technologieneutral
- Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen
- Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen
- Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden
- Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben
- Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden
- Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung
- Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden
- Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen
- Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren
Dem Unternehmer wird also grundsätzlich nicht vorgeschrieben, wie er die GoBD Vorschriften technologisch umsetzen soll. Die genannten Merksätze müssen jedoch erfüllt werden. Dabei sei insbesondere auf den 3. Merksatz hingewiesen. Elektronische Dokumente müssen demnach unveränderbar gespeichert werden. Dies lässt sich hardwareseitig durch nicht veränderbare Datenträger (z.B. nicht wiederbeschreibbare CDs) oder auch softwareseitig (z. B. durch Löschmerker oder automatische Protokollierung) sicherstellen.
Sollten sich Ihre elektronischen Rechnungen also auf ein Minimum beschränken, können Sie die elektronische Archivierung durchaus ohne weitere Software bewerkstelligen. Speichern Sie die erforderlichen Dokumente einfach auf einem entsprechenden Datenträger und geben Sie Ihrem Finanzbeamten im Falle einer Betriebsprüfung hierauf Zugriff.
Im Allgemeinen empfiehlt sich jedoch die Verwendung von einem so genannten Dateienmanagement-System (DMS).
Wie sollen Sie die GoBD Vorschriften also konkret umsetzen? Wenn Sie zur Rechnungserstellung unsere Excel Vorlage für Rechnungen und Angebote verwenden, erfahren Sie in unserem Praxistipp: Excel Rechnungen und GoBD wie Sie vorgehen müssen.
