In der heutigen digitalen Welt wird es immer wichtiger, dass Unternehmen ihre Buchhaltung und ihr Rechnungswesen effizient und vor allem rechtskonform gestalten. Zwei zentrale Begriffe, die in diesem Zusammenhang immer häufiger auftauchen, sind GoBD und ZUGFeRD. Insbesondere in Verbindung mit Excel ergeben sich hier spannende Möglichkeiten und Herausforderungen. In diesem Artikel erfahren Sie, was es mit diesen Begriffen auf sich hat und wie Sie mit der richtigen Software-Lösung – wie dem Rechnungsprogramm von Der Finanzwerker – sicherstellen können, dass Ihre Buchhaltung allen rechtlichen Anforderungen entspricht.
Was ist ZUGFeRD und warum ist es wichtig?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein Format für elektronische Rechnungen. Dieses Format ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen in einem standardisierten Format zu erstellen und zu versenden, das sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist.
Die rechtliche Bedeutung von ZUGFeRD
Ab dem 1. Januar 2025 wird es für alle Unternehmen, die B2B-Geschäfte tätigen, verpflichtend sein, elektronische Rechnungen zu stellen. Diese Regelung ist Teil der Bemühungen der Europäischen Union, den digitalen Binnenmarkt zu fördern und Steuerbetrug zu bekämpfen. In Deutschland wird ZUGFeRD als eines der Formate anerkannt, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Vorteile von ZUGFeRD
ZUGFeRD kombiniert die Vorteile von PDF-Dokumenten mit der Effizienz maschinenlesbarer Daten. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer PDF-Datei, in der eine XML-Datei eingebettet ist. Dies ermöglicht es, die Rechnung sowohl manuell zu prüfen als auch automatisch in Buchhaltungssysteme einzulesen. Für Unternehmen bedeutet dies eine erhebliche Zeitersparnis und eine Reduzierung von Fehlerquellen.
ZUGFeRD in Excel: So richten Sie es richtig ein
Excel ist nach wie vor eines der meistgenutzten Tools im Rechnungswesen. Doch um ZUGFeRD-Rechnungen mit Excel zu erstellen, bedarf es einer speziellen Konfiguration. Hier zeigt sich die Stärke spezialisierter Rechnungsprogramme, die diese Anforderungen direkt unterstützen.
Schritt 1: Aktivieren Sie ZUGFeRD im Rechnungsprogramm
Wenn Sie mit dem Rechnungsprogramm von Der Finanzwerker arbeiten, ist der erste Schritt, ZUGFeRD in den Programmeinstellungen zu aktivieren. Gehen Sie dazu in den Reiter „Optionen“ und setzen Sie ein Häkchen bei „ZUGFeRD-Rechnung aktivieren“. Damit wird sichergestellt, dass alle nachfolgenden Rechnungen im richtigen Format erstellt werden.
Schritt 2: Konfigurieren Sie Excel für PDF/A-Export
Damit eine ZUGFeRD-Rechnung korrekt erstellt wird, ist es wichtig, dass die PDF-Datei im PDF/A-Format abgespeichert wird. PDF/A ist ein spezielles Format, das für die Langzeitarchivierung geeignet ist, da es nachträglich nicht verändert werden kann.
In Excel gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Datei, die Sie als ZUGFeRD-Rechnung exportieren möchten.
- Klicken Sie auf „Datei“, dann auf „Exportieren“ und wählen Sie „PDF/XPS-Dokument erstellen“.
- Klicken Sie auf „Optionen“ und setzen Sie ein Häkchen bei „PDF/A-kompatibel“.
- Schließen Sie das Fenster – die Einstellung ist damit auf diesem PC gespeichert und muss nur beim Wechsel des PCs erneut konfiguriert werden.
Schritt 3: Produkte korrekt anlegen
Beim Anlegen von Produkten in Ihrem Rechnungsprogramm ist es wichtig, dass Sie immer eine standardisierte Einheit aus dem Dropdown-Menü auswählen. Andernfalls könnte die ZUGFeRD-Rechnung von der empfangenden Stelle abgelehnt werden. Zudem sollten Sie darauf achten, dass entweder Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) korrekt eingegeben ist, da diese Angaben ebenfalls zwingend erforderlich sind.
Fazit zu ZUGFeRD in Excel
Durch die richtige Konfiguration von Excel und die Nutzung eines spezialisierten Rechnungsprogramms wie Der Finanzwerker stellen Sie sicher, dass Ihre ZUGFeRD-Rechnungen rechtskonform und effizient erstellt werden können. Dies erleichtert nicht nur die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, sondern auch die alltägliche Arbeit im Rechnungswesen.
GoBD: Die Grundlagen der revisionssicheren Archivierung
Während ZUGFeRD speziell auf die Erstellung und den Versand von Rechnungen abzielt, umfassen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) das gesamte Spektrum der Buchführung und Dokumentenaufbewahrung in Unternehmen.
Was sind die GoBD?
Die GoBD sind eine Sammlung von Vorschriften, die sicherstellen sollen, dass elektronische Aufzeichnungen in Unternehmen den gleichen Standards entsprechen wie traditionelle, papierbasierte Aufzeichnungen. Sie sind für alle Unternehmen verpflichtend, unabhängig davon, ob sie B2B oder B2C tätig sind.
Die 6 zentralen Anforderungen der GoBD
Die GoBD umfassen sechs zentrale Anforderungen, die Unternehmen bei der Aufbewahrung ihrer Rechnungen und anderen steuerlich relevanten Dokumenten beachten müssen:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Jede Transaktion und jedes Dokument muss so dokumentiert werden, dass klar ist, wer das Dokument wann und in welcher Form erstellt oder bearbeitet hat. Alle Änderungen müssen protokolliert werden.
- Vollständigkeit: Alle relevanten Dokumente müssen vollständig und lückenlos erfasst werden.
- Richtigkeit: Die digitalen Aufzeichnungen müssen dem Originaldokument entsprechen.
- Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnungen: Alle Dokumente müssen möglichst unmittelbar nach ihrer Entstehung erfasst und abgelegt werden.
- Ordnung: Die Dokumente müssen strukturiert und nachvollziehbar abgelegt werden, damit sie jederzeit wiedergefunden werden können.
- Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen an archivierten Dokumenten müssen ausgeschlossen sein oder revisionssicher dokumentiert werden.
GoBD in Excel: So erfüllt Ihr Rechnungsprogramm die Anforderungen
Auch wenn Excel in vielen Unternehmen ein unverzichtbares Werkzeug ist, kann es die GoBD-Anforderungen oft nicht alleine erfüllen. Hier kommt spezialisierte Software wie Der Finanzwerker ins Spiel, die dafür sorgt, dass Ihre Buchhaltung den GoBD-Vorgaben entspricht.
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Um die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu erfüllen, verwendet unser Rechnungsprogramm eine Versionshistorie. Diese zeichnet jede Änderung an einem Dokument auf, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, wer wann welche Anpassungen vorgenommen hat. Dies ist insbesondere bei Betriebsprüfungen von großer Bedeutung, da Sie auf diese Weise lückenlos nachweisen können, dass Ihre Aufzeichnungen korrekt und manipulationssicher sind.
Vollständigkeit
Die Vollständigkeit Ihrer Aufzeichnungen ist ein weiterer zentraler Punkt der GoBD. Unser Tipp: Nutzen Sie konsequent das Rechnungsprogramm für die Erstellung und Speicherung Ihrer Rechnungen. Wenn Sie zwischen verschiedenen Systemen wechseln, besteht die Gefahr, dass Dokumente verloren gehen oder nicht ordnungsgemäß archiviert werden. Durch die lückenlose Speicherung in einem System stellen Sie sicher, dass alle relevanten Dokumente vollständig erfasst werden.
Richtigkeit
Die Richtigkeit Ihrer Aufzeichnungen ist gewährleistet, wenn das digitale Dokument dem Original entspricht. Der Finanzwerker speichert das Originaldokument ab, sodass Sie sich sicher sein können, dass keine Abweichungen entstehen. Dies ist besonders wichtig, da Fehler in den Aufzeichnungen nicht nur zu rechtlichen Problemen führen, sondern auch die Unternehmensführung beeinträchtigen können.
Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnungen
Die GoBD fordern, dass alle Dokumente möglichst unmittelbar nach ihrer Entstehung digital erfasst werden. Mit Der Finanzwerker können Sie sicherstellen, dass Ihre Ausgangsrechnungen sofort erfasst werden. Das Rechnungsdatum wird automatisch als Erstellungsdatum vermerkt, wodurch eine zeitgerechte Erfassung garantiert ist.
Ordnung
Eine klare und nachvollziehbare Ordnung der Dokumente ist ebenfalls ein Muss laut GoBD. Unser Rechnungsprogramm bietet eine leistungsstarke Suchfunktion, mit der Sie Ihre Rechnungen nach Kunde, Rechnungsbetrag, Datum oder Rechnungsnummer durchsuchen können. Diese Struktur sorgt dafür, dass Sie Ihre Dokumente jederzeit schnell und einfach wiederfinden.
Zusätzlich bieten wir ein kostenloses Whitepaper an, das Ihnen erklärt, wie Sie SharePoint oder Google Vault als Dokumentenmanagementsystem nutzen können, um die Anforderungen der GoBD optimal zu erfüllen. Diese Tools helfen Ihnen nicht nur dabei, eine ordnungsgemäße Struktur aufzubauen, sondern auch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren einzuhalten.
Unveränderbarkeit
Der letzte, aber nicht minder wichtige Punkt ist die Unveränderbarkeit Ihrer Dokumente. Unser Rechnungsprogramm erstellt PDF/A-Dokumente, die nachträglich nicht verändert werden können. Sollten Änderungen an einer Rechnung notwendig sein, bleibt die ursprüngliche Version erhalten und wird durch die integrierte Versionierung historisiert. So können Sie jederzeit auf frühere Versionen zugreifen und sicherstellen, dass alle Änderungen transparent und nachvollziehbar sind.
Fazit: GoBD und ZUGFeRD in Excel – Rechtskonform und effizient
Die Einhaltung der GoBD und die Nutzung von ZUGFeRD sind zentrale Aspekte einer modernen und rechtskonformen Buchhaltung. Während Excel nach wie vor ein wichtiges Werkzeug im Rechnungswesen ist, reicht es oft nicht aus, um alle Anforderungen allein zu erfüllen. Spezialisierte Rechnungsprogramme wie Der Finanzwerker bieten hier eine optimale Lösung.
Durch die richtige Konfiguration und Nutzung dieser Software können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen sowohl rechtskonform als auch effizient erstellt und archiviert werden. Dies schützt nicht nur Ihr Unternehmen vor rechtlichen Problemen, sondern erleichtert auch die alltägliche Arbeit im Rechnungswesen erheblich.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Der Finanzwerker Ihr Unternehmen unterstützen kann, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren oder einen Blick auf unsere Website zu werfen. Dort finden Sie auch unser kostenloses Whitepaper, das Ihnen weitere wertvolle Tipps zur revisionssicheren Archivierung und Nutzung von ZUGFeRD und GoBD in Excel bietet.
